Als burger heb je het recht om een bestuursinstantie te vragen om je inzage, uitleg of een afschrift te bezorgen van bestuursdocumenten. Dat is het principe van passieve openbaarheid: je vraagt dus toegang tot documenten aan de overheid.
Bestuursinstanties zijn verplicht om bestuursdocumenten openbaar te maken, tenzij ze vallen onder de uitzonderingsgronden op de openbaarheid.
Over welke documenten gaat het?
De definitie van een bestuursdocument is zeer ruim: "de drager, in welke vorm ook, van informatie waarover een instantie beschikt”. Dat betekent dat in principe alle informatie waarover de overheid beschikt, kan worden opgevraagd, ongeacht de informatiedrager (papier, digitaal, audiovisueel):
- schriftelijke stukken (documenten, notulen van vergaderingen, omzendbrieven, contracten, vergunningen, e-mails, ...)
- bestanden, databankuittreksels, statistieken, ...
- foto's, geluids- en beeldopnamen
- ...
Alle documenten die de overheid bezit, komen in aanmerking, dus niet alleen de documenten die tot een beslissing geleid hebben. Het moet niet noodzakelijk gaan om eigen documenten van de overheid, die de overheid zelf heeft opgemaakt of geproduceerd. Ook documenten die van derden (particulieren of andere overheden) afkomstig zijn, vallen hieronder.
Wie kan opvragen?
Iedereen kan bestuursdocumenten opvragen: natuurlijke personen, rechtspersonen, feitelijke verenigingen of groeperingen, bedrijven, …
Voorwaarden?
De aanvraag moet schriftelijk gebeuren en moet betrekking hebben op bestaande documenten die afgewerkt zijn. Je kan de overheid dus bijvoorbeeld niet vragen om:
- gegevens te verzamelen uit dossiers en daaruit een nieuw document op te maken om de aanvraag te beantwoorden,
- de gevraagde informatie te verwerken of te analyseren,
- bijkomende uitleg op te schrijven,
- een samenvatting van een omvangrijk dossier te maken.
Toekomstige documenten kunnen evenmin opgevraagd worden.
Als het document niet af is of onvolledig is, moet het niet worden vrijgegeven. Het is ook niet mogelijk om documenten op te vragen die fysiek vernietigd zijn conform de voorschriften van het archiefdecreet.
Procedure
Aanvraag
Je richt jouw aanvraag schriftelijk aan de algemeen directeur, via e-mail naar secretariaat@zottegem.be of via brief (AC Sanitary, Gustaaf Schockaertstraat 7, 9620 Zottegem). In de aanvraag vermeld je:
- waarover de aanvraag gaat en om welke documenten het gaat
- op welke manier je de documenten wil zien: als inzage in de documenten OF als uitleg bij de documenten OF afschrift of kopie
- je naam en adres als aanvrager.
Als je aanvraag onvolledig is, zal men vragen om je aanvraag verder te specificeren of aan te vullen.
Moet je vermelden waarom je bepaalde informatie opvraag ('een belang aantonen')?
- Als je algemene bestuursdocumenten opvraagt, moet je geen belang kunnen aantonen.
- Je moet wel een belang kunnen aantonen als je documenten van persoonlijke aard opvraagt die niet over jezelf gaan.
Behandeling
De beslissing tot openbaarmaking is de bevoegdheid van de algemeen directeur.
Beroep
Indien je het niet eens bent met het standpunt van de algemeen directeur kan je tegen deze beslissing, het ontbreken van een beslissing of de slechte uitvoering van de beslissing in beroep gaan.
Hier lees je meer daarover.
Bedrag
Uitzonderingen
Op het principe van deze openbaarheid bestaan uitzonderingen. Zo kan jouw aanvraag o.a. niet worden toegestaan als:
- de openbaarmaking afbreuk doet aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (tenzij de betrokkene akkoord gaat);
- je vraag te algemeen of te vaag werd geformuleerd;
- de informatie door een derde vrijwillig en vertrouwelijk aan de overheid is meegedeeld (tenzij de betrokkene akkoord gaat);
- het bestuursdocument niet af of onvolledig is of nog geproduceerd moet worden (openbaarheid kan enkel voor bestaande documenten).
Meer info?